今年11月初，北京市人力資源和社會(huì)保障局正式發(fā)出了《關(guān)于推進(jìn)電子勞動(dòng)合同相關(guān)工作的實(shí)施意見(jiàn)》，國(guó)家也從今年年初開(kāi)始陸續(xù)推出各種關(guān)于電子合同的發(fā)文，這其實(shí)已經(jīng)釋放出了電子簽約蓬勃發(fā)展的強(qiáng)烈信號(hào)。

雖然有不少企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始積極行動(dòng)，但仍有不少企業(yè)的人力資源共享服務(wù)中心還在觀望，我們了解到這些沒(méi)有行動(dòng)的人力資源共享服務(wù)中心并不是不知道這些趨勢(shì)，而是出于種種顧慮，猶豫不前。

當(dāng)前，人力資源共享服務(wù)中心的管理決策者會(huì)面臨哪些挑戰(zhàn)呢?

今天我們就基于目前了解到的人力資源共享服務(wù)中心遇到的問(wèn)題，給出相應(yīng)的回答和建議，希望能夠幫到大家。

2021年勞動(dòng)合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)一：法務(wù)部門(mén)不同意

在不少企業(yè)中，特別是外企，非常注重合規(guī)，因此許多決定都需要有法務(wù)部門(mén)的意見(jiàn)。但法務(wù)部門(mén)的工作目標(biāo)主要是為了規(guī)避法律風(fēng)險(xiǎn)，因此應(yīng)對(duì)風(fēng)格通常以保守為主。

公司的法務(wù)部門(mén)通常都會(huì)基于之前的案例和經(jīng)驗(yàn)，提出在過(guò)往的案例中不少地方法院要求公司提供紙質(zhì)合同。雖然國(guó)家已經(jīng)有相關(guān)發(fā)文，但是不能確保全國(guó)這么多城市的地方法院都認(rèn)可電子合同。

正是因?yàn)檫@些原因，在公司中當(dāng)我們?nèi)プ稍?xún)法務(wù)部門(mén)是否支持上電子合同時(shí)，最后得到的結(jié)果，往往是還需要考慮研究。

建議一：

在數(shù)字化時(shí)代，由于信息爆炸，法務(wù)有時(shí)也不一定能獲取最及時(shí)的信息，因此我們可以加強(qiáng)溝通。

例如，我們可以及時(shí)分享國(guó)家最新相關(guān)發(fā)文及電子合同認(rèn)可案例給我們的法務(wù)部門(mén)，保持相對(duì)頻繁的溝通，讓法務(wù)部門(mén)意識(shí)到電子簽約的趨勢(shì)和實(shí)判案例的信息。

同時(shí)我們也要讓法務(wù)了解電子合同的實(shí)名認(rèn)證和不可篡改性，其實(shí)會(huì)更進(jìn)一步降低蘿卜章、虛假合同等法律風(fēng)險(xiǎn)。

從上上簽的實(shí)際案例來(lái)看，目前共有109個(gè)法院、4個(gè)仲裁委有公司勝訴案例，公司統(tǒng)計(jì)入冊(cè)的判決案例總數(shù)超200個(gè)(入冊(cè)去除重復(fù)案例。如果不去重，公司實(shí)際案例數(shù)超600個(gè))。

由此我們也可以看出，電子簽約在中國(guó)的法律效應(yīng)已是毋庸置疑了。上上簽?zāi)壳耙呀?jīng)在各行業(yè)都有了應(yīng)用案例，也可以提供同行業(yè)實(shí)施電子合同的案例給到HR幫助HR提供更多參考給到法務(wù)部門(mén)。

2021年勞動(dòng)合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)二：不知如何說(shuō)服業(yè)務(wù)獲取支持

通常HR在和業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人溝通時(shí)，業(yè)務(wù)經(jīng)常會(huì)說(shuō)現(xiàn)在不用電子簽約，不也在正常運(yùn)作嗎?用了系統(tǒng)又是一筆開(kāi)銷(xiāo)，你們HR團(tuán)隊(duì)還是這些人，能為公司帶來(lái)什么好處?

如果HR沒(méi)有做好充足準(zhǔn)備的話(huà)，往往不知道如何回答才能說(shuō)服業(yè)務(wù)。

建議二：

其實(shí)有很多業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)并沒(méi)有對(duì)每一份紙質(zhì)簽署文檔從紙張、打印到快遞的成本有直觀感受。

如果我們把相關(guān)的數(shù)據(jù)分析分享給到業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)其實(shí)就能讓業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生直觀印象，那就是綜合來(lái)看電子簽約的成本為紙質(zhì)簽署成本的10-20%左右。完全可以降低日常運(yùn)營(yíng)成本。

對(duì)于省下的人力時(shí)間，HR也完全可以基于業(yè)務(wù)的痛點(diǎn)，告訴業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)可以有更多時(shí)間來(lái)為業(yè)務(wù)提供更高價(jià)值的服務(wù)。

例如：在實(shí)施電子簽約前，受制于紙質(zhì)文檔簽署的要求，共享服務(wù)中心的HR在各種證明、合同等文檔的審批、打印、蓋章、郵寄等工作上就要花費(fèi)不少低價(jià)值的重復(fù)勞動(dòng)時(shí)間。而電子簽約可以促使共享服務(wù)的重心逐步向人員招聘和發(fā)展上移動(dòng)，這些都是業(yè)務(wù)所希望看到的。

2021年勞動(dòng)合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)三：?jiǎn)T工擔(dān)憂(yōu)電子簽約的法律效力和個(gè)人隱私

在推行電子簽約時(shí)，從員工角度來(lái)看最擔(dān)心兩方面：

一方面員工擔(dān)心電子簽約是不是真的有法律效力，是否所有的政府、銀行等部門(mén)都接受電子合同等文件，會(huì)不會(huì)耽誤自己辦事。

另一方面，由于大家的個(gè)人隱私保護(hù)意識(shí)越來(lái)越強(qiáng)，擔(dān)心通過(guò)實(shí)名認(rèn)證來(lái)簽署，是不是會(huì)有數(shù)據(jù)泄露或者個(gè)人信息被濫用的問(wèn)題。

建議三：

其實(shí)這些擔(dān)憂(yōu)目前來(lái)說(shuō)已經(jīng)沒(méi)有必要，以電子簽約的形式簽署的勞動(dòng)合同、工作證明，收入證明、離職證明、員工手冊(cè)等已經(jīng)得到了政府機(jī)關(guān)、法院、銀行等機(jī)構(gòu)的認(rèn)同。

特別是對(duì)于那些異地員工，由于沒(méi)有了繁瑣的快遞、復(fù)印、簽字等冗余操作，極大提升了辦理個(gè)人相關(guān)事務(wù)的效率。

在個(gè)人信息保護(hù)上，我們也可以強(qiáng)調(diào)第三方電子簽約廠(chǎng)商在個(gè)人隱私保護(hù)上的專(zhuān)業(yè)性。例如：上上簽有ISO27018個(gè)人隱私保護(hù)認(rèn)證的證書(shū)，確保客戶(hù)隱私的安全。同時(shí)個(gè)人數(shù)據(jù)在平臺(tái)都會(huì)經(jīng)過(guò)國(guó)密算法進(jìn)行加密，給予雙重保險(xiǎn)。

基于以上分析，建議在設(shè)計(jì)與員工的溝通和宣傳時(shí)，對(duì)于員工擔(dān)心的問(wèn)題一定要在溝通內(nèi)容中重點(diǎn)清晰地說(shuō)明如下內(nèi)容，打消大家的疑慮：

電子合同和證明已經(jīng)被政府、銀行等機(jī)構(gòu)廣泛接受;

電子簽約將幫助大家從低價(jià)值工作中解脫出來(lái)，聚焦個(gè)人價(jià)值的提升;

電子簽約供應(yīng)商嚴(yán)格的個(gè)人隱私保護(hù)認(rèn)證和加密措施將確保每位員工的個(gè)人信息安全;詳情可參考→上上簽為你整理了5個(gè)常見(jiàn)的電子簽約問(wèn)答

2021年勞動(dòng)合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)四：電子簽約是否可以真正完全無(wú)紙化

對(duì)于HR共享服務(wù)中心管理者來(lái)說(shuō)，還會(huì)有一個(gè)擔(dān)心是引入電子簽約后是不是可以真正推動(dòng)完全無(wú)紙化，不要到時(shí)在哪些環(huán)節(jié)因?yàn)楦鞣N原因還要保留紙質(zhì)文檔，那就會(huì)是重復(fù)工作，影響效率和效果。

建議四：

在數(shù)字化時(shí)代HR要對(duì)最新市場(chǎng)實(shí)踐和技術(shù)保持隨時(shí)關(guān)注，這樣就可以讓自己了解到行業(yè)上的一些最佳實(shí)踐。

目前，在電子簽約的技術(shù)上已經(jīng)完全可以實(shí)現(xiàn)員工全流程管理無(wú)紙化，勞動(dòng)合同、Offer協(xié)議、各類(lèi)證明、員工手冊(cè)、保密協(xié)議等等，都是可以通過(guò)電子簽約的方式來(lái)進(jìn)行，而無(wú)需保存任何紙質(zhì)文檔。

很多企業(yè)還基于電子簽約技術(shù)和公司人事系統(tǒng)的對(duì)接，實(shí)施了一鍵入職，員工異地入職只需要一個(gè)手機(jī)就能完成所有的入職操作。有了技術(shù)保障，人力資源管理者完全可以大膽地推進(jìn)電子簽約在公司內(nèi)部的應(yīng)用。

2021年勞動(dòng)合同法新增加了什么規(guī)定？挑戰(zhàn)五：HR合同專(zhuān)員擔(dān)心因技術(shù)提效而失去工作

有負(fù)責(zé)公司員工入離職手續(xù)辦理及合同簽訂工作的HR可能會(huì)擔(dān)心以后都是電子簽約，那我現(xiàn)在做的這些工作以后不需要我了，是不是會(huì)失業(yè)啊。

建議五：

這確實(shí)是比較實(shí)際的擔(dān)心，但也是不得不正視的問(wèn)題。

收發(fā)管理合同不僅會(huì)耗費(fèi)HR部門(mén)合同專(zhuān)員的時(shí)間精力，不利于個(gè)人發(fā)展，對(duì)企業(yè)“人效”的提升也是一種阻礙。同時(shí)隨著人口紅利的消失，企業(yè)可以減少人工成本，降低重復(fù)性工作的出錯(cuò)率。

當(dāng)前“人效”已經(jīng)成為2020年企業(yè)的核心關(guān)鍵詞，疫情正在加速淘汰那些組織能力弱的企業(yè)。人大商學(xué)院周禹教授提出，科技+組織與人的融合創(chuàng)新發(fā)展，是當(dāng)前及未來(lái)最具生命力和最具想象力的一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)，也是改造組織、改造人才管理最具潛力的方式。

所以對(duì)HR來(lái)說(shuō)，要積極擁抱變化，借助科技的力量從簡(jiǎn)單重復(fù)的工作中解脫出來(lái)去思考更有價(jià)值的事情。當(dāng)利用技術(shù)讓我們不再需要做重復(fù)工作時(shí)，我們就可以進(jìn)一步貼近業(yè)務(wù)和員工，思考如何幫助業(yè)務(wù)發(fā)展人才，幫助員工提升體驗(yàn)，這才是能真正提升HR個(gè)人價(jià)值和競(jìng)爭(zhēng)力的發(fā)展方向。

同時(shí)對(duì)企業(yè)而言，上線(xiàn)電子簽約無(wú)論是從降低人員成本還是促進(jìn)業(yè)務(wù)創(chuàng)新來(lái)看都是可持續(xù)發(fā)展的舉措。

2021年勞動(dòng)合同法新增加了什么規(guī)定？結(jié)語(yǔ)

綜上所述，最后對(duì)于企業(yè)人力資源共享服務(wù)中心在電子簽約的技術(shù)應(yīng)用發(fā)展上提出如下的建議：

看清趨勢(shì)

國(guó)家對(duì)于各行各業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的大力推動(dòng)，讓我們看到無(wú)紙化電子簽約勢(shì)在必行。有了對(duì)于這個(gè)大局的判斷，就可以讓我們有信心通過(guò)順應(yīng)趨勢(shì)，事半功倍地借此東風(fēng)加速人力資源的數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

積極行動(dòng)

只有想法還不夠，現(xiàn)在各家企業(yè)的動(dòng)作都非常迅速，因此如果現(xiàn)在不積極主動(dòng)求變，將來(lái)有一天就很有可能會(huì)被動(dòng)淘汰。因此，人力資源共享服務(wù)中心不能總是停留在固有的流程設(shè)計(jì)上，而是要引入數(shù)字化技術(shù)來(lái)進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)。

思維升級(jí)

對(duì)HR來(lái)說(shuō)一定要持續(xù)提升自己的思維和格局，思考如何才能擺脫重復(fù)勞動(dòng)，修煉自己的敏捷應(yīng)變能力。因?yàn)閷?lái)的時(shí)代是變化的時(shí)代，我們只有通過(guò)技術(shù)賦能才能讓自己立于不敗之地。

價(jià)值提升

對(duì)于人力資源共享服務(wù)中心而言，由于天然有著系統(tǒng)支持和數(shù)據(jù)積累的優(yōu)勢(shì)，又是離每一位員工最近的支持部門(mén)，因此，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型時(shí)代，我們更應(yīng)該將人力資源共享服務(wù)中心定位成人力資源數(shù)字化和員工體驗(yàn)中心。這也會(huì)讓人力資源共享服務(wù)中心在HR團(tuán)隊(duì)中成為更重要的角色。

電子簽約可以進(jìn)一步打通HR全流程的在線(xiàn)化，這也意味著所有的過(guò)程都可以通過(guò)數(shù)字化的方式得以記錄。例如對(duì)于所有的電子文檔的簽署數(shù)量、類(lèi)型、時(shí)間、頻率都可以有準(zhǔn)確的記錄，這為后續(xù)人力資源共享服務(wù)中心全面進(jìn)行大數(shù)據(jù)查詢(xún)和分析進(jìn)一步積累了數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

從人力資源數(shù)字化系統(tǒng)應(yīng)用方向來(lái)看，如果你還在猶豫整體的規(guī)劃應(yīng)該如何實(shí)施，其實(shí)電子簽約不失為一個(gè)很好的輕量級(jí)切入點(diǎn)，還等什么，趕緊開(kāi)始行動(dòng)吧!

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